Malmös erfarenheter



Projektgruppens erfarenheter från SFD 2024 och råd till riksförbundet och kommande arrangörer


Övergripande inkl. projektledning

  • Håll projektledningen på en övergripande nivå med tydliga check points. Regelbundna avstämningar av dessa. Gör ett gediget jobb med tidplanen.
  • Viktigt med hög grad av transparens på den övergripande nivån. Inte minst när det gäller övergripande beslut, framdrift och externa partners.
  • Gör tidigt klart hur projektorganisationen med bemanning skall se ut. Försök att hitta rätt kompetenser. Finns de inte i föreningen så kan de behöva skaffas externt. Se till så att det tydligt framgår vem som är ansvarig. Utse gärna vilka som kan vara back up i olika delar. Projektet är långt och mycket kan hända.
  • Sätt en mötesstruktur samt hur möten och kommunikation skall genomföras. Dokumentation av beslut viktigt.
  • Fundera så snart som möjligt igenom vilket systemstöd som behövs. Både övergripande och i grupperna. Underskatta inte vikten av ett bra systemstöd. Åtgärda problem snarast. Med systemstöd menas ex vis MS OneDrive, MS Office, mailsystem mm. Även system typ biljettsystem räknas hit.
  • Håll detaljerna i grupperna och synka mot den övergripande planen och mot angränsande grupper.
  • Starta arbetet i god tid. En god framförhållning underlättar både samarbete och genomförande.
  • Starta rekrytering av volontärer i god tid. Kalla till informationsmöte minst ett halvår före genomförandet. Dela in i grupper och kommunicera efter behov hela vägen ända in i mål. Tydliga scheman behövs med uppdragsbeskrivning.
  • Tröjor, västar el dyl behöver anskaffas till volontärer och andra funktionärer. Viktigt att dessa bäres endast när vederbörande är i tjänst.
  • Utnyttja varandras kompetens och erfarenheter.
  • Glöm inte bort att projektarbetet skall vara trevligt och roligt!


Ekonomi

  • Viktigt att hålla sig välinformerad om hela projektet och ha en väl fungerade kommunikation med samtliga delar.
  • Detta underlättas till stor del genom tidplaner med tydliga check points och väl fungerande avstämningar. Dokumentation och transparens gällande beslut och framdrift är viktiga delar i detta. Dvs att ekonomigruppen skall ha full insyn i hela projektet inklusive förhandlingar och upphandling.
  • Enas tidigt i projektet om struktur i budget och redovisning.
  • Sök samverkan med andra berörda grupper och lös problem.
  • Liera projektet med en bra aktör gällande biljettförsäljning och dyl. Se separat utvärdering av Billetto.
  • Förbundet bör anvisa regler för rapportering av antalet besökare/biljetter.
  • Skicka fakturor till utställare i god tid, vi skickade i slutet av maj, med ffd sista juni. De flesta betalade i tid. Absolut deadline 31 juli, därefter ingen monter.
  • De utländska utställarna kommer att begära ett antal uppgifter. Kraven kommer efter att faktura skickats. Vänta inte med att ordna detta.

Marknadsföring och extern information

  • Undersök tidigt förutsättningar och kostnader för olika verktyg och medier. Skapa utifrån detta en strategi och åtgärdsplan. Fatta beslut om denna i projektgruppen.
  • Viktigt att ta beslut om behovet av special kompetens. Erfarenheten är att detta är ett område för specialistkompetens. Ex vis för att erhålla önskad nivå på kommunikation i de så viktiga sociala medierna.
  • En hemsida för Släktforskardagarna måste skapas. Denna bör publiceras under året före Släktforskardagarna och fyllas på efter hand.
  • Borde förbundet ha kompetens inom detta område?


Utställning

  • Undersök tidigt lokalfrågan. Lokalerna är avgörande för att kunna skapa en bra utställningsmiljö.
  • Bra systemstöd är mycket viktigt. Dels för planering av lokaler och montrar. Dels för kommunikation med både potentiella utställare och faktiska utställare. Det är också viktigt för att kunna dela på arbetsbördan i utställningsgruppen.
  • Jobba igenom budgeten noga. Inte minst med tanke på prissättningen till utställare. Denna budget har stor påverkan på slutresultatet.
  • Viktigt med en tät kontakt med interna och externa partners. Små önskemål och förändringar kan få stor betydelse.
  • Viktigt att stämma av monterutformning mm med alla utställare. Mer än en gång! Alla ändringar måste stämmas av snarast. Det är för sent att göra monterförändringar när väl montrarna är monterade.
  • Viktigt att liera sig med en erfaren och välutrustad monterbyggare.
  • Viktigt med check points och en plan som är i synk med övriga projektet.
  • Hur många utställarkort? Många deltagare tros tjänstgöra några timmar och går in två dagar för 50 kr.

Föredrag

  • Viktigt att i god tid sondera ämnesinnehåll och tillgängliga föredragshållare. Beslut bör fattas i god tid så att rekrytering kan ske. Helst året innan.
  • Tydlig och bra kommunikation med potentiella och faktiska föredragshållare är viktigt. Var tydlig med olika villkor, tex teknisk utrustning (vad finns).
  • Bemanningstung aktivitet med många volontärer. Särskilt viktigt att arbeta med scheman och arbetsbeskrivningar i denna aktivitet.
  • Bokhörnan känns inte som någon bra aktivitet. Bör utgå i detta format.
  • Synnerligen viktigt med väl fungerande AV-utrustning. Lita inte på att lokalens fasta utrustning fungerar. Hyr externt. Tillse att servicepersonal finns.
  • Planera och kommunicera föredragshållarnas önskemål för föredragen i god tid. Ex vis lägg beställning på utrustning, möblering etc.
  • Alla föredrag under samma delprojektansvar, förenklar organisationen.
  • Många föredragshållare ovana med digitala överenskommelser. Låt en manuell lösning vara ett tydligt alternativ.

Släktforskarhjälp

  • Viktigt att planera IT-stöd och programinstallation i god tid. Ett nära samarbete med IT-gruppen. Installationen bör göras minst 2 veckor före SFD.
  • Hitta en inbjudande och lätt åtkomlig placering i lokalerna.
  • Också viktigt att komma överens om bemanning och schema i god tid.

Service & Lokaler

  • Ett sekretariat med skrivare, kopiator etc är önskvärt under mässdagarna.

IT

  • Viktig samtalspartner för projektgrupperna för att lösa IT-relaterade problem och möjliggörare i projektets olika delar.
  • Viss utrustning kan behöva hyras eller köpas. Planera i god tid.
  • Tillse att datakommunikation både med kabel och med wifi fungerar senast när utställarna skall flytta in.

Tryck

  • Planera marknadsföringsmaterial tidigt med koppling till planen för marknadsföring.
  • Tydlig skyltning. Bl a en rejäl tavla med kartbild över lokaler och utställning underlättar för besökande.
  • Gör en ”dummy” för katalogen i god tid. Denna kan sedan fyllas med väl avstämt innehåll längre fram. På så vis kan framställningskostnaden reduceras för den färdiga katalogen. Sena ändringar bör om möjligt hanteras på annat sätt.
  • Organisera korrekturläsningen för att undvika förseningar.
  • Planera tryck av utställarkort, volontärskort, lunchbiljetter etc.

Mat

  • Bra om det finns flera alternativ. Både restaurang typ dagens och enklare mat typ foodtrucks. Viktigt också med tillgång till fika.
  • Informera närliggande matställen om aktiviteten. Tänk på att utställarna kommer redan på fredag.

Invigning och bankett

  • Starta arbetet med dessa aktiviteter tidigt i projektet. Om gästartister, föredragshållare etc skall engageras krävs i regel lång framförhållning. Även lokaler och restauranger måste bokas i god tid.